Czym jest obieg dokumentów w przedsiębiorstwie?

Obieg dokumentów w przedsiębiorstwie to proces, który polega na przepływie dokumentacji (pomiędzy konkretnymi pracownikami czy też działami) niezbędnej do prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Obieg dokumentów dotyczy zarówno dokumentacji przychodzącej z zewnątrz, jak i tej tworzonej wewnątrz firmy. Na właściwy obieg dokumentów w firmie składają się takie procesy jak między innymi rejestrowanie dokumentów, porządkowanie dokumentów, ich klasyfikacja dokumentów czy wreszcie archiwizacja. Prawidłowy i sprawny obieg dokumentów w firmie jest jednym z najważniejszych aspektów prowadzenia działalności gospodarczej, ponieważ ma istotny wpływ na organizację całej firmy, przez co przyczynia się do osiągania zysków lub ponoszenia strat przez przedsiębiorstwo.

Dokumenty, które podlegają obiegowi w firmie, mogą być różnego rodzaju, np.: faktury, umowy, zlecenia, protokoły, raporty, oferty, wnioski czy też innego rodzaju pisma. Naturalnie każdy z wymienionych powyżej dokumentów wywiera istotny wpływ na funkcjonowanie firmy. Z tego względu należy dbać o ich prawidłowe i terminowe przetwarzanie.

Klasyczny obieg dokumentów – dlaczego warto z niego zrezygnować?

Tradycyjnie obieg dokumentów w firmie odbywał się w sposób ręczny, co oznaczało, że dokumenty były fizycznie przekazywane między pracownikami, a następnie przechowywane w papierowej formie w odpowiednich teczkach, segregatorach lub szafach. Taki sposób obiegu dokumentów miał wiele wad, takich jak:

• Ryzyko zagubienia, uszkodzenia lub zniszczenia dokumentów,
• Trudność w odnalezieniu i sprawdzeniu poprawności dokumentów,
• duże zużycie papieru, tuszu, a nawet miejsca do przechowywania dokumentów,
• Brak kontroli nad dostępem do dokumentów i ich zmianami,
• Niska efektywność i wydajność pracy,
• Wysokie koszty obsługi i utrzymania dokumentacji.

Ręczny obieg dokumentów był także podatny na błędy ludzkie, takie jak:

• Pominięcie lub opóźnienie w realizacji zadań,
• Niezgodność lub niekompletność danych,
• Utrata lub podmiana dokumentów,
• Nieautoryzowane ujawnienie lub kopiowanie dokumentacji.

Rozwiązaniem tych problemów jest odpowiednio dobrany system workflow, który pozwala na cyfryzację i automatyzację przepływu dokumentów w firmie.

Czym jest system workflow i jak działa?

W klasycznym ujęciu system workflow to proces zarządzania zespołem, w którym menadżerowie firmy rozdzielają czynności, uwzględniając tym samym ustalone z góry wytyczne i kompetencje pracowników. Gdy spojrzymy na ten aspekt z perspektywy przedsiębiorstwa jako całości, jawi się on jako przepływ danych pomiędzy różnymi obiektami, które dokładają swój udział w przetwarzaniu tych informacji. 

W przypadku programów typu workflow mowa po prostu o automatyzacji procesów biznesowych, w trakcie której dokumenty, informacje lub zadania są automatycznie przekazywane od jednego pracownika do drugiego na podstawie odpowiednich procedur. Oprogramowanie workflow pomoże pracownikom lepiej zrozumieć pełnione przez nich funkcje, w procesie przetwarzaniu informacji.

System workflow składa się z kilku podstawowych elementów, takich jak:

• Zadanie – konkretne działanie do wykonania,
• Aktywność – sposób realizacji zadania, może być manualny lub automatyczny,
• Tranzycja – warunek, który musi być spełniony, aby przejść z jednej aktywności do drugiej,
• Ścieżka – ciąg aktywności i tranzycji, który prowadzi do osiągnięcia celu.

System workflow działa w oparciu o następujące etapy:

• Planowanie – określenie mocy przerobowych (np. ilości pracowników), cech projektu i podziału obowiązków,
• Wdrożenie – uruchomienie systemu i szkolenie personelu z jego obsługi (wyłącznie w początkowych etapach pracy z systemem workflow),
• Wykonanie – realizacja zadań przez pracowników zgodnie z procedurami,
• Monitorowanie – sprawdzanie stanu i postępu zadań przez menadżerów,
• Ocena – analiza wyników i wprowadzanie ewentualnych poprawek.

Jakie są zalety systemów workflow i jak pomagają w wystawianiu faktur w KSeF?

Stosowanie systemów workflow w firmie przynosi wiele korzyści, takich jak:

• Usprawnienie i przyspieszenie obiegu dokumentów,
• Zmniejszenie ryzyka błędów i nieprawidłowości,
• Oszczędność papieru, tuszu i miejsca do przechowywania dokumentów,
• Zwiększenie kontroli nad dostępem do dokumentów i ich zmianami,
• Poprawa efektywności i wydajności pracy,
• Obniżenie kosztów obsługi i utrzymania dokumentacji,
• Lepsza komunikacja i współpraca między pracownikami,
• Łatwiejsze dostosowanie się do zmian i nowych wymagań.

Odpowiednio dobrany system workflow pomoże także wywiązywać się z obowiązku wystawiania faktur w KSeF, czyli Krajowym Systemie e-Faktur.

Czym jest system KSeF i do czego służy?

KSeF to platforma do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną, która umożliwia zarządzanie uprawnieniami, uwierzytelnianie, wystawianie i odbieranie e-faktur. KSeF jest także systemem teleinformatycznym służącym do oznaczania faktur numerem identyfikującym przydzielonym przez sam program oraz weryfikowania zgodności faktur z określonym wzorem.

Wspomniane faktury ustrukturyzowane wystawiane za pomocą systemu KSeF są typem faktur elektronicznych w formacie xml czyli zgodnym ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP). To właśnie on umożliwia odczytanie faktury ustrukturyzowanej oraz przetwarzanie zawartych na niej danych. 

Kto jest zobowiązany do używania KSeF?

KSeF jest obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT, którzy wystawiają lub otrzymują faktury dokumentujące transakcje podlegające opodatkowaniu VAT na terytorium Polski. Obowiązek ten dotyczy zarówno faktur krajowych, jak i zagranicznych. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wejdzie w życie 1 lipca 2024 r. Dla małych i średnich przedsiębiorców zwolnionych z VAT korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe od 1 stycznia 2025 r.

Jak korzystać z KSeF?

Aby skorzystać z KSeF, należy spełnić kilka warunków, takich jak:

• Posiadać aktywny numer NIP,
• Zarejestrować się na platformie KSeF i uzyskać login i hasło,
• Posiadać certyfikat kwalifikowany lub profil zaufany ePUAP,
• Posiadać dostęp do internetu i komputera lub urządzenia mobilnego,
• Posiadać oprogramowanie do wystawiania i odbierania e-faktur w KSeF.

Korzystanie z KSeF ma wiele zalet, takich jak:

• Uproszczenie i przyspieszenie procesu wystawiania i odbierania faktur,
• Ograniczenie ryzyka pomyłek i niezgodności w fakturach,
• Oszczędność kosztów związanych z drukiem i wysyłką faktur,
• Zwiększenie bezpieczeństwa i poufności danych,
• Ułatwienie kontroli i archiwizacji faktur,
• Poprawa płynności finansowej i terminowości płatności,
• Korzystanie z ulg i zwolnień podatkowych związanych z e-fakturowaniem.

Integracja systemu obieg dokumentów z KSeF 

Integracja systemu obieg dokumentów z KSeF jest bardzo ważna, ponieważ pozwala na:

• Automatyczne wystawianie i odbieranie e-faktur w KSeF bez konieczności wykonywania dodatkowych czynności,
• Łatwe i szybkie dostarczanie e-faktur do odbiorców i otrzymywanie e-faktur od dostawców,
• Bezpieczne i niezawodne przechowywanie e-faktur w KSeF przez okres 10 lat,
• Bieżący dostęp do e-faktur i ich historii w KSeF,
• Ułatwienie rozliczeń podatkowych i kontroli skarbowych,
• Korzystanie z ulg i zwolnień podatkowych związanych z e-fakturowaniem,
• Zwiększenie konkurencyjności i wiarygodności firmy na rynku.

Aby zintegrować system obiegu dokumentów z KSeF, należy skorzystać z odpowiedniego oprogramowania, które umożliwi komunikację między nadmienionymi rozwiązaniami. Można to zrobić na dwa sposoby:

• Poprzez interfejs API, który pozwala na bezpośrednie połączenie systemu obieg dokumentów z KSeF, co pozwala na szybką i prostą wymianę danych,
• Poprzez plik XML, który pozwala na generowanie i importowanie e-faktur w KSeF w standardowym formacie.

Nowoczesne oprogramowanie do integracji systemu obiegu dokumentów z KSeF

Przykładem oprogramowania, które umożliwia integrację systemu obieg dokumentów z KSeF, jest program Simply Mobile Plus. Simply Mobile Plus to program, który pozwala na:

• Kompletną obsługę faktur sprzedażowych wraz z możliwością bezpośredniego przesłania dokumentów na KSeF MF,
• Automatyczną segregację dokumentów, gdyż faktury zakupowe natychmiast trafiają do opisywanego narzędzia, które kieruje je do dalszej obsługi w zakresie odpowiednich ścieżek zatwierdzania,
• Zachowanie kontroli nad procesem wysyłki do KSeF, w tym weryfikację poprawności kolejnych kroków i podgląd danych,
• Generowanie danych w oczekiwanym formacie XML i wysyłkę na wskazany portal z pobraniem statusu wysyłki i UPO.

Warto dodać, iż program Simply Mobile Plus rejestruje każdy krok procesu przygotowania deklaracji/raportu i gwarantuje kompletną archiwizację danych wraz z historią zmian. Poza tym aplikacja pozwala na pobieranie danych z dowolnych źródeł, ich przetwarzanie oraz eksport do Ms Excel.

Integracja systemu obieg dokumentów z KSeF jest nie tylko korzystna, ale także niezbędna, aby spełnić obowiązek prawny i podatkowy, który już niebawem będzie obowiązywał wszystkich podatników VAT w Polsce. Dlatego warto już teraz zainwestować w odpowiednie rozwiązanie, które ułatwi zarządzanie dokumentacją i e-fakturowaniem w firmie.

Artykuł Sponsorowany